22 de marzo de 2024
Transformación digital en Colombia: Optimizando la eficiencia administrativa con el Decreto 088
Con la promulgación de un decreto que impulsa la digitalización, Colombia proyecta que para el año 2037 más de 70,000 trámites se realicen de forma digital. En el actual panorama empresarial, migrar de archivos físicos a archivos digitales se ha vuelto esencial para iniciar el proceso de transformación digital y optimizar los flujos de trabajo. Sin embargo, más allá de simplemente capturar documentos, es crucial obtener la información precisa que cada empresa necesita. La digitalización inteligente no solo garantiza procesos más eficientes y efectivos, sino que también asegura la precisión de la información, especialmente en contextos legales.
La capacidad de extraer datos incluso de documentos escritos a mano brinda ventajas adicionales, como estar más cerca de los clientes, tomar decisiones informadas, generar bases de datos y reducir costos operativos.
En este contexto de transformación digital y automatización de procesos, numerosos gobiernos buscan implementar estrategias efectivas de digitalización para mejorar el flujo de información y beneficiar tanto a los ciudadanos como a las instituciones.
Un ejemplo destacado es Colombia, que a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), ha emitido el Decreto 088. Este decreto establece condiciones y lineamientos para la digitalización y automatización de trámites administrativos.
¿Qué implica el Decreto 088?
Su objetivo principal es facilitar, agilizar y garantizar el acceso a los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones hacia el Estado a través de medios digitales. Se espera que para el año 2037 más de 70,000 trámites sean digitalizados, abarcando a más de 2,000 entidades públicas a nivel nacional y territorial.
Este decreto es vinculante para las autoridades de la Rama Ejecutiva a nivel nacional y territorial, así como para particulares que ejerzan funciones públicas o administrativas y que estén involucrados en trámites o procedimientos administrativos, o en la prestación de servicios de consulta de acceso a información pública.
¿Cuál es el propósito de la digitalización de trámites?
Los principales objetivos son:
- Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos.
- Facilitar el acceso a la información y la ejecución de los trámites.
- Contribuir a mejorar el funcionamiento interno de las entidades públicas.
Un ejemplo ilustrativo de cómo la digitalización agiliza los trámites se encuentra en la circular PCSJC20-29 publicada el 29 de julio de 2020, la cual establece los lineamientos para la remisión de expedientes de tutela a la Corte Constitucional. Se espera que la digitalización de este trámite genere ahorros significativos para el Estado, así como una mayor trazabilidad y celeridad en el proceso.
Con Kodak Alaris, las entidades gubernamentales pueden contar con soluciones de digitalización de documentos que permiten un procesamiento inteligente. Con una amplia gama de escáneres adaptados a diferentes volúmenes de producción, Kodak Alaris ofrece soluciones como Kodak Info Input Solution y Kodak Capture Pro, las cuales convierten grandes cantidades de datos digitalizados en información clave para las operaciones.
¿Cuál es el objetivo de esta regulación?
El objetivo es garantizar la celeridad en las actuaciones administrativas, incentivando el uso de tecnologías de la información y comunicaciones para adelantar procesos dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas. Además, se busca adoptar decisiones administrativas en el menor tiempo posible, aumentando así la eficacia y eficiencia de los trámites, y asegurando la seguridad jurídica en la comunicación electrónica.
En conclusión, la implementación del Decreto 088 busca mejorar la calidad de los servicios públicos al expedir lineamientos claros para la digitalización y automatización de trámites, ofreciendo así una experiencia más ágil y eficiente a los ciudadanos.
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